Cómo decidir qué proceso automatizar primero

Elige el proceso que cuesta más horas al año y que es lo bastante estable como para seguir existiendo en seis meses. Esa es la respuesta corta, y la mayor parte del trabajo está en verificar la segunda mitad, porque el proceso con más horas suele ser justo el que está por ser reemplazado por otra cosa.

Este es el método que uso en un diagnóstico, en el orden en que lo uso.

1. Cuenta las horas, no las estimes

Si preguntas cuánto toma la tarea recibes un número recordado, que casi siempre está mal en la misma dirección: la gente reporta el tiempo que toma la tarea cuando sale bien. Si le pides a alguien que anote el inicio y el final durante dos semanas, el número normalmente crece.

Multiplica por la frecuencia y usa semanas laborales conservadoras. Con 48 semanas, una tarea de cinco horas semanales son unas 240 horas al año. Esa es la cifra sobre la que vale la pena discutir, no las cinco.

La calculadora de retorno de este sitio hace esta aritmética con los supuestos listados en la página, para que los revises en vez de creerles.

2. Ponle precio a los errores por separado

Las horas son solo la mitad del costo. La otra mitad es lo que pasa cuando el proceso sale mal: la factura que salió con la cifra equivocada, el prospecto que se quedó sin asignar una semana, el reporte que estuvo incompleto en silencio durante un mes antes de que alguien lo notara.

Las fallas silenciosas son la categoría cara. Un proceso que se rompe de forma visible se arregla. Un proceso que produce un número plausible pero un poco equivocado sigue teniendo la confianza de todos, y el costo se acumula. Si un proceso puede fallar en silencio, súbele el peso.

3. Descarta los inestables

Este es el filtro que la mayoría de las listas se salta. Antes de priorizar nada, pregunta qué está cambiando.

• ¿El proceso está por ser reemplazado por una migración de sistemas ya agendada?
• ¿Depende de un proveedor, un formato o una regulación que está en movimiento?
• ¿Se rediseñó en los últimos seis meses?

Automatizar un proceso que cambia de forma dos veces al año significa pagar por construirlo dos veces. Es mejor dejarlo manual y volver después.

4. Verifica que alguien lo pueda explicar de punta a punta

Si nadie te puede llevar por el proceso completo, encontraste algo que no es un candidato a automatización. Normalmente son dos procesos que se fusionaron, o un conjunto de correcciones manuales sin documentar que en realidad son los requisitos.

Eso vale la pena saberlo antes de una construcción y no durante. Las correcciones que nadie escribió son donde se tuercen los proyectos de automatización, porque la versión automatizada hace lo que decía la documentación y todo el mundo se da cuenta en la tercera semana.

5. Prioriza, y luego corta a propósito el primer lugar

Una vez que cada candidato tiene horas, costo de error y un juicio de estabilidad, priorizar es fácil. Después haz una pasada más y pregunta si el primer lugar es el primer proyecto correcto, que es una pregunta distinta a si es el más grande.

La primera automatización de una organización tiene un segundo trabajo: decide si la gente va a confiar en la siguiente. Un proceso un poco más pequeño, bien entendido, fácil de correr en paralelo y con un dueño entusiasmado suele ser mejor apertura que el número más grande de la lista.

Cómo se ve esto en la práctica

Un reporte semanal de prospectos en una firma de servicios legales tomaba cinco horas y servía a más de doce directivos. Puntuó alto en horas, alto en costo de error porque toda la cadena de seguimiento dependía de él, y alto en estabilidad porque el reporte se veía igual desde hacía años. Era un primer candidato claro, y bajó a menos de dos minutos.

La revisión de estabilidad es lo que lo volvió obvio. En esa firma había bastantes procesos que consumían más horas en total. También eran los que estaban en pleno rediseño.

El hallazgo incómodo

A veces la priorización dice no hacer nada. Una lista corta donde cada candidato está por debajo de cincuenta horas al año, o donde los tres primeros van a ser reemplazados el trimestre entrante, es un resultado real. Sale más barato llegar a esa conclusión en un diagnóstico que en el segundo mes de una construcción.

Si quieres correr esto por tu cuenta, empieza por las horas y sé honesto en el segundo paso. La mayor parte del valor está en lo que descartas. Si prefieres que lo haga alguien más, para eso existe un diagnóstico de estrategia de IA.