Automatización de flujos de trabajo
Automatizar un flujo de trabajo es reemplazar un proceso manual repetitivo por uno que corre solo y escala únicamente lo que necesita una decisión. El trabajo que elimina es el de copiar, reformatear, perseguir y armar que se acumula entre las herramientas que tu negocio ya paga.
Los procesos que conviene automatizar primero
Los candidatos son los que se repiten con una frecuencia fija, siguen un camino predecible y terminan en algo que otra persona está esperando. Reportes semanales, entrada de prospectos, seguimiento de casos, ruteo de facturas y documentos, y la conciliación que alguien hace cada lunes en la mañana porque dos sistemas no coinciden.
La prueba no es qué tan molesto es el proceso. Es cuántas horas al año consume y qué tan caro sale un error. Un reporte semanal de cinco horas cuesta unas 240 horas al año, con las 48 semanas laborales que asume la calculadora de este sitio, y ese es el tipo de número que vuelve simple la decisión.
Dónde deja de pagar el sin código
Las plataformas sin código alojadas son un punto de partida razonable y un mal lugar donde quedarse cuando el volumen crece. Cobran por operación, se ejecutan lento cuando hay llamadas a modelos de por medio, y los flujos que se les salen de la mano suelen ser justamente los importantes.
El cambio no es todo o nada. En el stack de una agencia, los flujos que alguien sin perfil técnico debería poder leer y ajustar se quedaron como orquestación legible, y las partes que hacían procesamiento de lenguaje en varias etapas, normalización de APIs o manejo de estado pasaron a Python, donde se podían probar. Esa división es el punto. La factura mensual pasó de unos $500 a alrededor de $50, y las respuestas que tardaban unos 3 minutos volvieron en menos de 20 segundos.
Correr en paralelo no es opcional
Un proceso automatizado en el que nadie confía termina siendo esquivado en silencio. Por eso la versión nueva corre al lado de la vieja hasta que los resultados coinciden, y el cambio ocurre cuando está la evidencia, no cuando termina la construcción.
El problema
Un proceso del que depende tu negocio funciona porque alguien copia datos entre herramientas, y se rompe en silencio cada vez que esa persona no está.
El resultado
El proceso corre solo, y una persona revisa las excepciones en lugar de armarlo entero a mano cada semana.
Lo que recibes
- El proceso mapeado tal como funciona hoy, incluidos los pasos que nadie documentó
- Flujos orquestados que mueven y validan datos entre las herramientas que ya usas
- Servicios en Python para las partes que en realidad son software, donde se pueden probar
- Validación y manejo de errores, para que un registro malo se detenga y avise en vez de propagarse
- Reportes que llegan solos, en el formato que ya espera quien los lee
- Documentación de entrega, para que el flujo sea tuyo y puedas cambiarlo sin depender de nosotros
Cómo trabajamos
Mapear lo que de verdad pasa
Ponerle costo a la versión actual
Construir y correr en paralelo
Entregarlo
Trabajo relacionado
menos de 2 minutos
para armar el reporte semanal de prospectos, antes 5 horas
De 5 horas a menos de 2 minutos: el reporte de una firma legal
una firma estadounidense de servicios legales
90%
menos costo mensual de automatización, de $500 a $50
De $500 a $50 al mes: reconstruir el stack de una agencia
una agencia de producto digital
Preguntas sobre este servicio
¿Cuánto tiempo ahorra esto?
Depende del proceso, y la respuesta honesta es que medimos el actual antes de prometer nada. En un reporte semanal de prospectos para una firma de servicios legales, armarlo pasó de 5 horas a menos de 2 minutos para más de 12 directivos. En el stack de automatización de una agencia, el tiempo de respuesta pasó de unos 3 minutos a menos de 20 segundos. Tu proceso dará su propio número, y la calculadora de retorno de este sitio te da un estimado aproximado antes de que hablemos.
Ya usamos una herramienta de automatización sin código. ¿Necesitamos esto?
Muchas veces no, y te lo vamos a decir. Las plataformas sin código alojadas valen lo que cuestan cuando la carga es pequeña e irregular. Dejan de valerlo cuando la carga es constante, crece y se cobra por operación. Una agencia pagaba unos $500 al mes en una plataforma alojada por una carga que costaba alrededor de $50 al mes autoalojada, así que la migración se pagó sola. Si tu carga no está en esa situación, quedarte donde estás es la respuesta correcta.
¿Qué pasa cuando algo falla?
Se detiene y avisa a alguien, que es la diferencia entre un proceso automatizado y uno desatendido. Los registros malos fallan de forma visible en vez de propagarse, las fallas alertan a una persona, y el flujo está construido para que un humano retome donde se detuvo. Una falla silenciosa es peor que no automatizar, porque la gente sigue confiando en el resultado.
¿Quedamos amarrados a ustedes después?
No. Los flujos corren en tu infraestructura y tus cuentas, los que son legibles se quedan legibles para que tu equipo los ajuste, y documentamos lo que construimos. Si quieres llevar el mantenimiento adentro, eso es un desenlace normal y no un problema.
¿No sabes cuál de estos necesitas?
Ese es el punto de partida habitual, y para eso sirve el diagnóstico. Cuéntanos cuál proceso te está costando más tiempo y te decimos si vale la pena automatizarlo.